Uma das coisas que mais me chamaram atenção no KISC apareceu logo no primeiro dia.
Durante meu check-in como helper, a pessoa que me recebeu pegou uma folha plastificada e passou a seguir, item por item, o que precisava ser feito. Não era apenas uma orientação geral. Havia uma sequência prevista para garantir que quem chegasse recebesse as informações, acessos e recursos necessários. Depois comecei a perceber que aquilo não era uma particularidade da recepção. O KISC estava cheio de instruções, listas de checagem, horários e procedimentos escritos.
No centro de reciclagem havia uma folha plastificada com as tarefas do turno: o que fazer ao abrir, o que verificar enquanto o local estivesse funcionando e o que precisava ser cumprido antes de fechar. Para as barracas, havia fichas com fotografias das peças, quantidades, sequência de montagem, desmontagem e cuidados antes de guardá-las. Nos refeitórios, alojamentos e áreas de trabalho, as regras estavam igualmente visíveis.
Confesso que minha reação inicial não foi inteiramente favorável.
Durante muito tempo tive resistência a instruções de trabalho excessivamente detalhadas. Sempre me incomodou o risco de transformar o trabalhador em mero executor de uma sequência concebida por outra pessoa. Quanto mais se tenta prever tudo, maior pode ser a tentação de dispensar julgamento, iniciativa e experiência. Procedimento demais também produz seus vícios: as pessoas podem se habituar a fazer determinada coisa simplesmente porque “está escrito assim”.
Essa tensão existe no KISC. Nas respostas à sondagem que fiz durante minha permanência, chegaram a aparecer críticas ao excesso de processos e à dificuldade de flexibilizar regras. Portanto, não se trata de concluir que quanto mais procedimento, melhor.
Mas Kandersteg me obrigou a rever parte da minha resistência.
O KISC reúne jovens de muitos países, com experiências, culturas e referências diferentes. Parte considerável da equipe muda a cada temporada: os Short Term Staff normalmente permanecem três meses, e novas equipes chegam ao longo do ano. Nesse ambiente, deixar tudo dependente do bom senso individual seria apostar que pessoas muito diferentes atribuirão o mesmo significado à expressão “faça direito”.
Não atribuirão.
É justamente aí que o procedimento deixa de ser apenas controle e passa a funcionar como uma espécie de chão comum. Ele estabelece o mínimo que não precisa ser rediscutido cada vez que uma nova pessoa chega.
Há também situações em que a discussão vai além da eficiência. O próprio sistema de gestão de riscos do KISC determina que os integrantes da equipe conheçam e trabalhem de acordo com regras, procedimentos e medidas de segurança adequadas à atividade, além de não utilizarem equipamentos ou produtos para os quais não estejam autorizados ou treinados. Nesse caso, improvisação não é necessariamente virtude.
Foi isso que comecei a distinguir melhor durante aqueles dias.
Há procedimentos que existem porque ninguém teve coragem de questioná-los durante anos. São as minhas conhecidas sentinelas: práticas que continuam de pé depois que a razão que lhes deu origem desapareceu.
Mas há também procedimentos que guardam alguma coisa importante. Uma experiência, uma solução já testada, um limite de segurança ou simplesmente a forma mais estável de fazer com que pessoas diferentes consigam trabalhar juntas.
O problema, portanto, talvez nunca tenha sido ter procedimentos.
O problema é esquecer por que eles existem.
Um bom procedimento não deveria eliminar a inteligência de quem executa. Deveria preservar aquilo que a organização já aprendeu, deixando espaço para que a experiência mostre quando chegou a hora de aprender algo novo.
Em Kandersteg, cercado por folhas plastificadas, listas e instruções, tive de conceder um ponto ao método.
Em determinados ambientes, escrever como as coisas devem ser feitas não é burocratizar o trabalho.
É impedir que a organização precise começar do zero todas as manhãs.
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